Descubre cómo generar, cancelar y recuperar facturas perdidas en el portal del SAT

Carpetas con documentos apilados

Tener las facturas al día y ordenadas pueden facilitar mucho tu vida financiera, sobre todo si eres dueño de una empresa. Sin embargo, hacer el trabajo no es sencillo y suele necesitar que tengas paciencia y vayas haciendo las cosas poco a poco.

En este mismo orden de ideas, hoy en día, el sistema digital permite que puedas almacenar una gran cantidad de documentos de forma digital, los cuales suelen ser más fáciles de manera, pero cuentan con la desventaja de que, al igual que los documentos físicos, pueden llegar a dañarse con el paso del tiempo, ocasionando inconvenientes.

Por tal motivo, es indispensable que sepas como generar, cancelar y recuperar facturas perdidas en el portal del SAT.

Comprobante Fiscal Digital por Internet

Factura electrónica

El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es el nombre que se le otorga a la factura expedida por el portal del SAT, permitiendo conocer el gasto realizado por un contribuyente (al comprar un bien o contratar algún servicio) o en el caso de que sea un ingreso del mismo al realizar alguna actividad económica.

Ten en cuenta que el CFDI podrás consultarlo cuando lo desees, contando con tus datos de inicio de sesión (firma digital o contraseña) y realizando el procedimiento que corresponda.

Generar CFDI

Uno de los primeros puntos que debes tener presente es la forma correcta con la que puedes generar un CFDI. Esto facilitará el registro de todas tus facturas y agilizará tu proceso dentro del sistema.

Página de inicio del SAT

Lo primero que debes hacer es ingresar al portal de la SAT. En el menú de opciones de la parte superior deberás seleccionar la opción de “Factura electrónica”. Esto permitirá que se desplegué un submenú donde deberás dar clic en “Genera tu factura”.

Señalización del área de Factura electrónica en el menú del SAT

A continuación, serás redirigido al área de inicio de sesión, donde tendrás que ingresar tus datos: RFC y contraseña. También deberás rellenar un recuadro con la información de un captcha, para certificar que eres un humano.

Una vez dentro del sistema, tendrás que seleccionar la opción “Generación de CFDI” que se ubica en la parte superior derecha de la página. Así podrás pasar al área de capturar comprobante, donde deberás colocar los datos de la factura a generar.

Marcado de Generación de CFDI al entrar en el sistema del SAT

Ten en cuenta que debes llenar todos los renglones que te pida el sistema para que el comprobante de la factura sea aceptado. Del mismo modo, los datos del emisor serán colocados de forma automática, por lo que en esa área solo deberás seleccionar el tipo de factura que te encuentras registrando.

En el siguiente reglón de datos se encontrarán los datos del receptor. Esta parte podrás rellenarla fácilmente si ya cuentas con el RFC registrado entre la lista de tus clientes actuales. En el caso de que no se encuentre registrado, selecciona “Otro” y captura su RFC para poder validar la información.

Al terminar con los datos del receptor podrás darle clic a siguiente. Aparecerá el área del Comprobante, donde deberás ingresar la información marcada con asteriscos (*), puesto que es obligatoria y determinante para validar la factura.

Para finalizar, deberás sellar tu comprobante, de forma que pueda ser emitido y contado dentro del sistema. Considera que, en algunas ocasiones, deberás realizar algunos arreglos para que tu factura sea adecuada como colocar el tipo de cambio correcto (si la factura cuenta con moneda extranjera), el tipo de impuesto a pagar, entre otras informaciones que es necesario que agregues según sea cada caso.

Consultar CFDI

Consultar tu Comprobante Fiscal Digital por Internet es tu derecho y puedes hacerlo cuando lo desees. No obstante, para poder realizar el proceso de una forma mucho más ágil y sin contratiempos, lo mejor es que te decantes por uno de los medios de búsqueda que te ofrece la página, según sea lo que necesites.

Área de búsqueda de factura
  • Búsqueda por folio. Toda factura cuenta con un número de folio fiscal, el cual funciona como identificador. Utilizando esta información, podrás acceder justamente a la factura que necesitas.
  • Búsqueda por tiempo. Este medio requiere que le sea proporcionado un rango de fecha de emisión, así como un margen horario. De esta manera, podrás tener acceso a todas las facturas que se hayan emitido en ese período.

Una vez colocada la información para la búsqueda, deberás darle clic al botón de “Buscar CFDI”. Considera que esta consulta solo podrá realizarse para comprobantes que el usuario haya emitido.

Formulario para buscar los CFDI según el año o el tipo de operación

En el caso de que el CFDI sea encontrado, podrás conocer detalles del mismo como:

  • RFC del emisor.
  • Nombre o razón social del emisor.
  • RFC del receptor.
  • Nombre o razón social del receptor.
  • Folio fiscal.
  • Fecha de expedición.
  • Fecha de certificación SAT.
  • Estado CFDI.
  • PAC que certificó.

Al realizar una búsqueda por folio, tendrás un resultado exacto, mientras que si lo haces por rango de tiempo, el sistema te proporcionará solo los primeros 500 registros, ordenados en 20 registros por página, y podrás encontrar una notificación informativa sobre ello.

Ten en cuenta que podrás obtener más información del registro que desees con solo darle clic a la opción “Mostrar detalles”. De esta manera, obtendrás un reporte con los detalles del CFDI en formato PDF.

Por el contrario, si la información suministrada no corresponde a ningún CFDI en el sistema, podrás observar una notificación que dirá “No existen registros que cumplan con los criterios de búsqueda ingresados, intentar nuevamente”. Corrige los datos o ingresa unos nuevos para conseguir los resultados que buscas.

Recuperar CFDI

Para que puedas reponer los registros que hayas extraviado o se te hayan dañado, lo mejor es que ingreses en el sistema del SAT y realices la búsqueda rápida de los CFDI que necesitas recuperar.

Ten en cuenta que podrás hacerlo usando una de las dos opciones que te hemos descrito en el apartado anterior. Por otro lado, te aconsejamos que si vas a recuperar más de uno, utilices el método por fecha, ya que te facilita tener muchos más resultados a la vez.

Una vez cuentes con los registros que deseas recuperar, tendrás que realizar el trabajo de descargar uno por uno, puesto que el sistema no permite la descarga en grupos. Solo deberás escoger la alternativa de “Exportar resultados a PDF” y listo.

De esta manera, podrás recuperar cada una de las facturas que hayas perdido y mantener tu control actualizado y completo en todo momento.

Cancelar CFDI

Documentos con la señal de prohibido

Si bien un CFDI se debe emitir siempre para recibir un ingreso procedente de cualquier actividad económica que realices, existe la posibilidad de cancelarlo, en caso de que exista un error al emitirlo o se dé una cancelación de las operaciones que te encuentres desarrollando.

Esto hace que el comprobante quede sin efecto, permitiendo que se pueda volver a emitir con los datos correctos o que no se tenga en cuenta como registro.

En este sentido, podemos decirte que es fundamental que sepas llevar a cabo el proceso, por lo que, a continuación, te indicaremos como hacerlo sin problemas.

Ingresa en el sistema. Para comenzar con el proceso deberás ingresar en la página del SAT y dirigirte al menú de “Trámites”. Dentro de este menú, encontrarás la opción de “Factura electrónica, la cual te desplegará un submenú en la parte inferior.

Entre las alternativas que te indica el sistema, deberás seleccionar “Consultar, cancelar y recuperar”. Ahora deberás ingresar en el menú de “Acceso a los servicios electrónicos” e introducir tu Firma Electrónica Avanzada (FIEL).

El siguiente paso es hacer clic en “Consultar facturas emitidas” y buscar el CFDI que deseas cancelar. Ten en cuenta que puedes buscarlo por folio fiscal, lo que hará que sea mucho más rápido todo el proceso.

Posteriormente, haz clic en “Acciones” y selecciona la opción de “Cancelar seleccionados”. Terminado este proceso, te aparecerá una notificación que certificará la cancelación del folio fiscal en cuestión.

Un punto importante que debes tomar en cuenta es el cancelar los CFDI de forma oportuna, puesto que el sistema presume, una vez registrado cualquier CFDI, que se obtendrá un ingreso por el mismo, lo cual afecta directamente el pago del impuesto, al considerarse ingresos acumulables. Conseguir tener todas las facturas en orden y registradas en el sistema del SAT permitirá que puedas hacer tus trámites de forma mucho más cómoda y sin problemas. Justo en ello radica la importancia de que sepas como generar, cancelar y recuperar facturas perdidas en el portal del SAT

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